email po angielsku

Dowiedz się jak napisać maila po angielsku z uwzględnieniem netykiety i najnowszych technologii.

Z tego artykułu dowiesz się m.in.:

  • jak zacząć i jak zakończyć maila po angielsku,
  • jak być uprzejmym i skutecznym,
  • co znaczy DW i UDW lub CC i BCC,
  • czy używać Tłumacza Google i DeepL, czy lepiej od razu napisać maila po angielsku.

Od ponad roku większość z nas odczuwa skutki pandemii covid i powracających lockdownów. Ponieważ jesteśmy od siebie odizolowani bardziej niż kiedykolwiek wcześniej, komunikacja internetowa stała się jeszcze ważniejsza. W związku z tym nastąpiła ogromna zmiana modelu pracy na home office, czyli pracę z domu. W tym okresie znacznie wzrosła wymiana treści przez internet, w tym także poprzez pisanie maili. Jeżeli duża część Twojej komunikacji online odbywa się w języku angielskim, warto abyś zastanowił się, czy unikasz poniższych błędów i stosujesz opisane dobre praktyki pisania maili po angielsku.

Wyczucie tego, jak podejść do korespondencji angielskiej z Twoimi partnerami należy do kompetencji językowych i kulturowych. Jeżeli nie jesteś filologiem lub tłumaczem angielskiego ani nigdy nie mieszkałeś w kraju angielskojęzycznym możesz mieć słuszne wątpliwości. Jak zacząć maila? Jak przystępnie przekazać o co Ci chodzi? Jakim zwrotem grzecznościowym zakończyć maila po angielsku, żeby nie zabrzmieć jak sprzed stu lat i nie wyjść na buca? 😉 A do tego, warto jeszcze zastosować uniwersalne zasady niezależne od języka zwane netykietą i posiadać szereg kompetencji cyfrowych, tzw. digital literacy. Opis ich wszystkich znajdziesz poniżej. Sam oceń, które z nich przydadzą Ci się w pracy.

Jak zacząć maila po angielsku

Jeśli piszesz do konkretnej osoby, co poznasz np. po formacie jej adresu e-mail „imię.nazwisko@firma.com” (dla przykładu weźmy john.doe@bestcompany.com), ale nie poznałeś jej osobiście, wówczas dobrym rozpoczęciem maila po angielsku będzie zwrot np. Dear John. Po wymianie wstępnych maili dalej możesz pisać bez problemu Hello John lub po prostu John. Użycie imienia to doskonały zabieg, chociaż z początku może wydać Ci się mało intuicyjny, bo zwykle z obcymi osobami wolimy w języku polskim „popanować” i „popaniować” 😉 Zwracając się w ten sposób skracasz niepotrzebny dystans i pokazujesz, że włożyłeś minimum starań, aby zwrócić się do adresata w osobistym tonie i dzięki temu jest mniejsze ryzyko, że Twój angielski mail trafi do spamu. Zabrzmisz w ten sposób lepiej niż gdy napiszesz Dear Mr John Doe, czy Dear Sir. Te zwroty są najczęściej nienaturalne i zbyt sztywne.
Warto też unikać ogólnych (wciąż widywanych w podręcznikach) wyrażeń typu Dear Sir or Madam lub To whom it may concern. Te zwroty angielskie w mailu brzmią bardzo bezosobowo i niektóre algorytmy skrzynek e-mail od razu wrzucają wiadomości je zawierające do spamu.

Formatowanie tekstu i netykieta, czyli internetowy savoir vivre

Twój email po angielsku powinien być spójny logicznie i wizualnie. Dlatego unikaj nadmiernego formatowania:

  • Używaj jednej czcionki (Comic Sans to niekonieczne najlepszy wybór 😛).
  • Używaj tylko jednego dodatkowego koloru dla wyróżnienia.
  • Unikaj WIELKICH LITER i wykrzyków! Są one traktowane jak podniesiony głos.
  • Wplataj emotikony (z angielskiego emotion icon, czyli ikona wyrażająca emocje) tylko, gdy znasz i dobrze rozumiesz się z odbiorcą 👍🤝 😊
  • Nie nadużywaj podkreśleń. Zwykle zarezerwowane są one dla linków.
  • Pogrubienie jest OK w tym samym celu, co kolor – dla podkreślenia istotności Twoich słów.

Przy okazji chciałbym podzielić się z Tobą anegdotą netykietową z pierwszej ręki. Dość niechlubnym przykładem jest tutaj mój były księgowy. Na mojego maila o treści:

Dzień dobry Panie B.,

czy mógłbym prosić o przesłanie księgi przychodów i rozchodów za rok 2018?

Dziękuję i pozdrawiam,

Tomasz Ratajczyk, tłumacz przysięgły języka angielskiego

potrafił po kilku dniach i mailach przypominających odpisać:

W ZAŁ

albo co gorsza:

NIE MAM.

Ocenę, czy moja decyzja zmianie biura księgowego była słuszna pozostawiam już Tobie 😉 Jak widać nieprzestrzeganie zasad poprawnej i uprzejmej komunikacji online może kosztować utratę klienta.

Jak zakończyć maila po angielsku

Zakończenie Twojego formalnego maila po angielsku jest tak samo istotne jak jego początek. Podobno najdłużej pamiętamy pierwsze wrażenie i… pożegnanie. Przyjętym zwyczajem jest posiadanie stopki e-mail, czyli automatycznego podpisu. Zwykle znajduje się tam imię i nazwisko, stanowisko i dane kontaktowe. Ja oprócz tego, że informuję, że jestem tłumaczem przysięgłym języka angielskiego i podaję do siebie kontakt, mam tam też swoje zdjęcie i firmowe logo oraz link do mojego Bloga Tłumacza Przysięgłego a także klauzulę poufności i RODO – takie prawnicze zboczenie 😉 Zbyt często widuję jednak maile z bardzo okrojoną stopką lub w ogóle bez niej. Szkoda, bo jej stworzenie kosztuje naprawdę niewiele zachodu, a może zaoszczędzić Ci sporo czasu na odpowiadanie na podstawowe pytania o Twój numer telefonu, godziny pracy lub adres biura. Oprócz stopki mailowej, na zakończenie dobre wrażenie robi podpis wpisywany ręcznie, potocznie mówiąc „z palca”. Warto abyś zawarł tam pozdrowienie i swoje imię. Po angielsku w oficjalnym mailu całkiem dobrze sprawdzi się Kind regards, Best wishes, czy aktualnie moje ulubione Warm regards.

Pole DW, UDW i załączniki

Pewnie spotkałeś się ze skrótami DW/CC i UDW/BCC i zastanawiałeś się co one w ogóle znaczą… Już śpieszę z wyjaśnieniem:

  • DW – z angielskiego CC od carbon copy oznacza pole do wiadomości. Osoba, której adres się tam znajdzie ma w założeniu wgląd do korespondencji, ale nie jest jej bezpośrednim adresatem.
  • UDW – w angielskiej wersji BCC od blind carbon copy to bardzo sprytne pole, które działa tak samo jak CC z tą różnicą, że adresaci maila nie widzą, że został on wysłany także pod adres wpisany w UDW. To tak zwana ukryta kopia. Przydaje się bardzo, gdy nie możemy ujawniać poszczególnych adresów ze względu na RODO lub umowę zachowania poufności.

Rozwinięcie tych skrótów ma dość ciekawą historię. Pochodzi jeszcze z czasów, gdy nie było internetu i królowały maszyny do pisania (a były takie czasy i nawet pamiętam, gdy bawiłem się maszyną do pisania u taty w pracy 😉). Wówczas w korespondencji biurowej używano kalek, czyli carbon paper.

Jeżeli do swojego maila po angielsku dodajesz załącznik, dobrą praktyką jest zawarcie w jego treści stosownej informacji dla odbiorcy. Dodatkowa korzyść to powiadomienie, które wyświetli Ci program do obsługi poczty elektronicznej (np. Outlook lub Thunderbird) po kliknięciu „Wyślij”, jeżeli jednak zapomnisz dołączyć plik, ale wspomniałeś o nim w swoim mailu. Sprytne, prawda?

Autoresponder czyli auto-odpowiedź

Najczęściej autoresponder, czyli po naszemu automatyczna odpowiedź zwrotna, to wiadomość wysyłana do nadawcy maila, jeżeli jego adresat jest poza biurem. Warto stworzyć szablon takiego maila po angielsku i włączać go, gdy idziesz na urlop. Zwykle można to zrobić poprzez panel użytkownika Twojego dostawcy hostingu lub po prostu poprosić o to firmowego informatyka. To bardzo prosty i skuteczny sposób na przejrzystą komunikację i zachowanie pełnego profesjonalizmu – automat wykonuje pracę za Ciebie, a Ty masz czas na przyjemności 😊

Sztuczna inteligencja i pisanie maili po angielsku

Na koniec warto wspomnieć o kilku nowoczesnych sposobach na poprawność językową Twoich maili pisanych po angielsku.

  • Autokorekta – proste narzędzie podkreślające błędy ortograficzne na czerwono. Warto upewnić się, że jest włączone w Twoim kliencie poczty email (czyli mówiąc prościej w programie mailowym jak np. Microsoft Outlook).
  • Tłumaczenie maszynowe na angielski (ang. machine translation lub MT) – najpopularniejsze narzędzia Tłumacz Google i DeepL. UWAGA: działają one coraz lepiej w przypadku prostego tłumaczenia na angielski, jednak w tłumaczeniu z angielskiego na polski wciąż daleko im do doskonałości. Jeżeli zamierzasz z nich korzystać, uważaj na brak spójności terminologicznej i zagrożenia poufności danych. Programy do tłumaczenia automatycznego potrafią w jednym tekście wstawić kilka różnych odpowiedników angielskich tego samego słówka, np. sąd okręgowy w tłumaczeniu raz może występować jako regional court, a innym razem jako district court (właściwe tłumaczenie na angielski sądu okręgowego proponuję w moim wpisie Angielski słowniczek postępowania cywilnego na Blogu Tłumacza Przysięgłego). Lepiej będzie, jeżeli w swoich angielskich mailach handlowych lub prawnych zastosujesz pojęcia ściśle zdefiniowane, a synonimy pozostaną w domenie pisania kreatywnego. Nie zalecam też tłumaczenia na angielski treści poufnych przez Tłumacza Google i DeepL w wersji darmowej, ponieważ wtedy przenosisz prawa do wykorzystania tych treści na właścicieli tych narzędzi. Prawdopodobnie lepszym rozwiązaniem będzie zlecenie tłumaczenia na angielski tłumaczowi przysięgłemu, który z mocy prawa jest zobowiązany do zachowania poufności, z czego może go zwolnić tylko sąd lub prokurator.
  • Grammarly – coraz popularniejsze darmowe narzędzie do sprawdzania gramatyki tekstów angielskich. Po pierwszych testach, wydaje mi się, że działa całkiem poprawnie. Fajną cechą jest integracja z przeglądarką internetową. Jeżeli używasz Gmaila, Grammarly sprawdzi Twoje maile po angielsku w czasie rzeczywistym. Minus jest jednak taki, że może to trochę spowolnić Twój komputer.

Jeżeli podoba Ci się ten post, będę wdzięczny za komentarz i udostępnienie na Facebooku i LinkedIn. Daj znać, jeżeli brakuje Ci w sieci informacji o jakimś zagadnieniu z pogranicza prawa i języka angielskiego – chętnie pomyślę, jak mogę pomóc 

Jeżeli chcesz dostawać informacje o nowych postach na Blogu Tłumacza Przysięgłego Języka Angielskiego w newsletterze, zostaw swój adres email poniżej.